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荷兰之旅 – 手续篇

2009年10月5日,第一次用了俺的护照,呵呵,去荷兰参加CIB W96和W104的2009年会议。这是一段很有趣的经历,实在担心自己越来越差的记性会很快忘记这些细节,故打算写个连载帖子。不过发现,论文写多了,害我现在完全不知道该怎么写帖子了。这一篇先简单介绍一下当初的申请手续。 首先当然是寻找一个合适的会议,现在研究生院修改国际会议目录表了,共分为顶尖会议、A级会议和B级会议三档,对不同档次会议学校自然会有不同额度的资助强度。我只记得顶尖会议可以无限次申请资助。 当论文被接受之后,先要求会议举办方开一份写明论文被接受、邀请参加会议并作口头汇报的邀请函,这个邀请函是学校申请博士生国际会议基金资助的必需材料。填好两套申请表:一套是申请博士生国际会议资助;另一套则是申请研究生出国许可(即申请批件)。交到研究生院的不同地方。 过几天就可以在国际处网站上查询批件状态。在领取批件前,去国际处网站下载英文派出证明模板,修改成自己的信息。领取批件的时候,带上派出证明模板,让他们签字盖章,顺便领取一些申请签证所需的材料,如学校的机构代码证、购买保险等。 备齐材料,去大使馆申请签证。签证下来之后,拿着批件去国际处办外汇(必须办,不然那些以外币支付的支出很难报销)。先用导师的科研经费,借一张人民币的支票用来买机票,借一张外币。先将批件复印两份,拿着批件原件和借款单去财务科取支票,借外币。财务科会给一堆单子,拿着单子去东门外中国银行去外币。 提前预订当地宾馆,查清楚路线,出国开会。 回国之后先写一份出国会议总结,复印登机牌、机票发票、注册费发票,交到研究生院。国际处网站上下载报销表格,填完,让导师在相关发票上签字,带着批件复印件、国际处开的外汇单子和一堆发票(登机牌、电子行程单都必须带上)去财务科报销。[ READ MORE ]